MAKALAH
“EFEKTIVITAS PRINSIP ORGANISASI DALAM
NENINGKATKAN MANAJEMEN KEARSIPAN”
(makalah ini ditulis untuk memenuhi salah
satu tugas mata kuliah organisasi dan manajemen kearsipan)
Dosen Pengampu: Bpk. Warsono
Disusun oleh:
Arina Faila Saufa
PROGRAM STUDI S1 ILMU PERPUSTAKAAN
PEMINATAN KEARSIPAN
FAKULTAS ILMU BUDAYA
UNIVERSITAS DIPONEGORO
SEMARANG
2014
Puji syukur penulis panjatkan kepada
Allah SWT, yang telah melimpahkan rahmat dan hidayah-Nya, sehingga penulis
dapat menyelesaikan makalah ini dengan judul “Efektivitas Prinsip Organisasi
dalam Meningkatkan Manajemen Kearsipan.”
Penulis menyadari sepenuhnya bahwa
terselesaikannya makalah ini tidak
terlepas dari bantuan serta arahan dari berbagai pihak. Penulis
mengucapkan terima kasih kepada para penulis buku dan para ahli di bidang
konservasi yang sudah menyediakan dan membuat literatur sehingga membantu
penulis dalam menyelesaikan makalah ini.
Akhirnya penulis juga menyadari bahwa
dalam penulisan makalah ini masih jauh dari sempurna. Oleh karena itu, penulis
menerima kritik dan saran dari semua pihak guna melengkapi dan memperbaiki
kekurangan dari makalah ini.
Penulis
DAFTAR ISI
Kearsipan mempunyai peranan penting
sebagai pusat ingatan. Indikator dari hal tersebut kearsipan memberi informasi
serta alat pengawasan yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi dalam
rangka melaksanakan segala kegiatan-kegiatan, baik pada kantor-kantor lembaga
negara maupun swasta. Dalam proses penyajian informasi agar pimpinan dapat
membuat keputusan dan merencanakan kebijakan, maka harus ada sistem dan
prosedur kerja yang baik dibidang kearsipan. Adalah tidak mungkin suatu kantor
dapat dan mampu memberikan data informasi yang baik, lengkap dan akurat, jika
kantor tersebut tidak memelihara kearsipan yang baik dan teratur sesuai dengan
ketentuan-ketentuan kearsipan yang telah ditetapkan dalam tata baku kearsipan
dalam organisasi. Kearsipan sangat diperlukan dalam setiap organisasi dalam
rangka kegiatan perencanaan, pengembangan penilaian, dan pengendalian berbagai
program dan kegiatan yang setepat-tepatnya bagi organisasi.
Setiap
kegiatan, baik dalam organisasi pemerintahan maupun swasta, selalu ada
kaitannya dengan masalah arsip. Hal tersebut mengindikasikan betapa arsip
mempunyai peranan penting dalam proses pengajuan informasi bagi pimpinan untuk
membuat keputusan dan melaksanakan kebijakan. Oleh sebab itu untuk dapat
menyajikan informasi yang lengkap, cepat, dan benar haruslah ada sistem dan
prosedur kerja yang baik dibidang kearsipan. Kenyataan yang ada bahwa banyak
bidang kearsipan dalam suatu organisasi belum mendapatkan perhatian yang wajar
dan serius dalam jaringan informasi tersebut. Dengan demikian maka pemerintah
memandang perlu untuk segera memberikan petunjuk kerja yang praktis, bagaimana
seharusnya arsip-arsip tersebut diterima dan dipergunakan kembali. Keseriusan
pemerintah dalam penanganan kearsipan ditunjukkan dengan dikeluarkannya UU
tentang kearsipan nasional. Pada pasal 3
Undang-undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Pokok Kearsipan Nasional, antara lain
dirumuskan bahwa tujuan kearsipan adalah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban
nasional tentang perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan kehidupan
kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi
kegiatan pemerintahan.
Mengingat
pengertian dan peranan kearsipan seperti dikemukakan di atas, maka untuk
melaksanakan tugas pemerintahan dan tugas pembangunan dengan baik, perlu
diusahakan peningkatan dan penyempurnaan kearsipan secara optimal, dapat
berfungsi dengan baik, berdaya guna dan tepat guna. Selain itu dasar hukum
kearsipan adalah Undang-undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Pokok Kearsipan
Nasional.
Berdasarkan latar
belakang di atas, maka penulis merumuskan masalah sebagai berikut:
a.
Apa tujuan dan manfaat manajemen kearsipan?
b.
Apa manfaat prinsip-prinsip organisasi dalam manajemen
kearsipan?
c.
Bagaimana penerapan prinsip-prinsip organisasi
dalam manajemen kearsipan?
Tujuan dan manfaat
dari penulisan makalah ini adalah:
a.
Untuk mengetahui tujuan dan manfaat prinsip
organisasi dalam manajemen kearsipan
b.
Untuk mengetahui prinsip-prinsip organisasi
dalam manajemen kearsipan
c.
Untuk mengetahui peran dari prinsip-prinsip
organisasi dalam manajemen organisasi
Pengertian
efektifitas menurut Hidayat (1986) dalam Danfar (2009) yang menjelaskan bahwa
efektifitas adalah suatu ukuran yang menyatakan seberapa jauh target
(kuantitas,kualitas dan waktu) telah tercapai di mana makin besar presentase
target yang dicapai, makin tinggi efektifitasnya. Sedangkan pengertian efektifitas menurut Prasetyo Budi
Saksono (1984) dalam Danfar (2009), efektifitas adalah seberapa besar tingkat kelekatan output yang
dicapai dengan output yang diharapkan dari sejumlah input. Dari
pengertian-pengertian efektifitas tersebut dapat disimpulkan bahwa efektifitas
adalah suatu ukuran yang menyatakan seberapa jauh target (kuantitas,kualitas
dan waktu) yang telah dicapai oleh manajemen, yang mana target tersebut sudah
ditentukan terlebih dahulu.
Organisasi adalah
suatu kelompok orang dalam suatu wadah untuk tujuan bersama. Dalam ilmu-ilmu
sosial, organisasi dipelajari oleh periset dari berbagai bidang ilmu, terutama sosiologi, ekonomi, ilmu politik, psikologi, dan
manajemen. Kajian mengenai organisasi sering disebut studi organisasi (organizational
studies), perilaku organisasi (organizational behaviour), atau
analisa organisasi (organization analysis). Stoner mengatakan bahwa
organisasi adalah suatu pola hubungan-hubungan yang melalui mana orang-orang di
bawah pengarahan atasan mengejar tujuan bersama. Prof. Dr. Mr Pradjudi
Armosudiro mengatakan organisasi adalah struktur pembagian kerja dan struktur
tata hubungan kerja antara sekelompok orang pemegang posisi yang bekerjasama
secara tertentu untuk bersama-sama mencapai tujuan tertentu. (dalam http://teori-organisasi-umum-1.blogspot.com/2013/05/definisi-dari-organisasi-menurut-10.html)
Dalam
buku Manajemen Perkantoran penerbit Galaxy Puspa Mega dalam Fadilah (2013) dijabarkan
beberapa asas atau prinsip organisasi, agar organisas kantor dapat berjalan
dengan baik, yaitu:
1. Perumusan
Tujuan atau Sasaran dengan Jelas
Tujuan
atau sasaran adalah hal-hal yang akan dicapai atau dipelihara, baik berupa
materi maupun berupa non-materi. Tujuan atau sasaran bagi suatu organisasi atau
badan akan berperan sebagai berikut:
a.
Pedoman ke arah mana organisasi itu akan dibawa
b.
Landasan bagi organisasi yang bersangkutan
c.
Menentukan macam aktivitas yang akan dilakukan
d.
Menentukan program, prosedur, koordinasi, integrasi, simplikasi, sinkronisasi,
dan mekanisasi
2. Pembagian
Kerja
Pembagian
kerja di dalam organisasi mutlak diperlukan, karena tanpa pembagian kerja, maka
ada kemungkinan terjadinya tumpang tindih atau pendobelan kerja (overlapping).
Pembagian kerja dalam suatu organisasi akhirnya menghasilkan
departemen-departemen dan job description dari masing-masing departemen sampai
unit-unit terkecil
3. Delegasi
Kekuasaan
Kekuasaan
atau wewenang adalah hak seseorang untuk mengambil tindakan yang tegas, agar
tugas dan fungsi-fungsinya dapat dilaksanakan. Kekuasaan atau wewenang mencakup
berbagai aspek, misalnya wewenang mengambil keputusan, menggunakan sumber daya
dan memerintah.
Delegasi atau pelimpahan kekuasaan (delegation of authority) kepada
pihak lain merupakan unsur penting dan elementer dari seorang pemimpin, karena
dengan pelimpahan kekuasaan seorang pemimpin dapat melipatgandakan waktu, perhatian
dan pengetahuannya. Keberanian seorang pemimpin mendelegasikan wewenang kepada
pihak lain, merupakan salah satu tanda keberhasilannya dalam memimpin suatu
organisasi.
4. Rentang
Kekuasaan (Manajemen)
Rentang
kekuasaan (span of authority) dalam bahasa Indonesia dipakai istilah jenjang
pengawasan, jenjang kekuasaan, rentangan kendali, rentangan kontrol dan
rentangan kekuasaan. Rentang kekuasaan (span of authority) berarti
berapa jumlah orang yang tepat menjadi bawahan seorang atasan atau pemimpin
sehingga pemimpin dapat memimpin, membimbing dan mengawasi secara berhasil guna
dan berdaya guna. Pembatasan minimum atau maksimum bawahan yang harus diawasi
pemimpin perlu ditentukan, agar yang mengawasi dan yang diawasi dapat bekerja
secara efektif. Menurut V.A. Graicunas, jumlah maksimal yang dapat diawasi
seorang pimpinan adalah lima atau delapan orang.
5. Kesatuan
Perintah dan Tanggung Jawab
Berdasarkan
prinsip kesatuan perintah dan tanggung jawab ini seorang bawahan hanya
mempunyai satu atasan atau pimpinan, dan kepadanya ia harus
mempertanggungjawabkan pelaksanaan tugas. Prinsip ini berpedoman pada, an
employer should receive orders from one superior only; dan salah satu mottonya
yaitu no man can two bosses.
6. Koordinasi
Koordinasi
adalah usaha mengarahkan kegiatan seluruh unit-unit organisasi, agar tertuju
untuk memberikan sumbangan semaksimal mungkin dalam mencapai tujuan organisasi
sebagai keseluruhan. Dengan adanya koordinasi maka akan tercipta keselarasan
aktivitas di antara unit-unit organisasi untuk mencapai tujuan yang telah
ditentukan. Misalnya bagian penyimpanan surat atau warkat dapat bekerja sama
dengan bagian penyeleksi surat atau warkat.
Manajemen kearsipan adalah perencanaan,
pengawasan, pengarahan, pengorganisasian,
pelatihan, pengembangan dan aktivitas manajerial lain yang ditujukan
atas kegiatan penciptaan, pemeliharaan, penggunaan dan penyusutan arsip dengan
maksud untuk mencapai dokumentasi yang baik dan sesuai dengan kebijakan dan
transaksi (kejadian, peristiwa, kegiatan) yang riil, dan manajemen operasi
organisasi yang efektif dan ekonomis/efisien. Undang-undang tentang Kearsipan
tersebut mengelompokkan pengelolaan arsip menjadi dua yaitu pengelolaan arsip
dinamis dan pengelolaan arsip statis.
Pengelolaan
arsip dinamis adalah proses pengendalian arsip dinamis secara efisien, efektif,
dan sistematis meliputi penciptaan, penggunaan, pemeliharaan dan penyusutan
arsip. Sedangkan pengelolaan arsip statis adalah proses pengendalian arsip
statis secara efisien, efektif dan sistematis meliputi akuisisi, pengolahan,
preservasi, dan akses (pemanfaatan,
pendayagunaan, dan pelayanan publik) dalam suatu sistem kearsipan. (dalam http://yohannes suraja.blogspot.com/2012/09/manajemen-kearsipan.html).
Tujuan
manajemen kearsipan adalah menjamin terciptanya arsip dari kegiatan yang
dilakukan oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan,
perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan,
serta ANRI sebagai penyelenggara kearsipan nasional. Manajemen kearsipan juga
memiliki beberapa fungsi, yaitu:
a. menjamin
ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah;
b. menjamin
terwujudnya pengelolaan arsip yang andal dan pemanfaatan arsip sesuai dengan
ketentuan peraturan perundang-undangan;
c. mendinamiskan
penyelenggaraan kearsipan nasional sebagai suatu sistem yang komprehensif dan
terpadu;
d. menjamin
keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan
bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara;
e. menjamin
keselamatan aset nasional dalam bidang ekonomi, sosial, politik, budaya,
pertahanan, serta keamanan sebagai identitas dan jati diri bangsa;
f. meningkatkan
kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik
dan terpercaya. (dalam http://elsieifayani.blogspot.com/2013/01/tujuan-penyelenggara-kearsipan.html
Setiap
perusahaan memiliki manajemen yang memegang berbagai peranan penting yang
menentukan keberhasilan dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan untuk
diwujudkan bersama termasuk juga dalam organisasi kearsipan. Manajemen yang
baik haruslah berperan sesuai dengan situasi dan kondisi pada perusahaan atau
organisasi. Menajemen yang tidak bisa menjalankan peran sesuai tuntutan
perusahaan dapat membawa kegagalan. Berikut ini adalah Peranan Manajemen yang
harus diperankan para Manajer. (dalam
http://vinabastian.blogspot.com/2012/04/peranan-manajemen-dalam-organisasi.html)
1.PeranInterpersonal,
Yaitu hubungan antara manajer dengan orang yang ada di sekelilingnya,meliputi ;
- Figurehead/Pemimpin Simbol: Sebagai simbol dalam acara-acara perusahaan.
- Leader / Pemimpin : Menjadi pemimpin yag memberi motivasi para karyawan /bawahan
serta mengatasi permasalahan yang muncul.
- Liaison / Penghubung : Menjadi penghubung dengan pihak internal maupun
eksternal.
2.PeranInformasi
adalah peran dalam mengatur informasi yang dimiliki baik yang berasal dari
dalam maupun luar organisasi, meliputi ;
- Monitor / Pemantau : Mengawasi, memantau, mengikuti, mengumpulkan dan merekam
kejadian atau peristiwa yang terjadi baik didapat secara langsung maupuntidaklangsung.
- Disseminator / Penyebar : Menyebar informasi yang didapat kepada para
orang-orang dalam organisasi.
- Spokeperson / Juru Bicara : Mewakili unit yang dipimpinnya kepada pihak luar.
3.
Peran Pengambil Keputusan adalah peran dalam membuat keputusan baik yang
ditentukan sendiri maupun yang dihasilkan bersama pihak lain, meliputi ;
- Entrepreneur / Kewirausahaan : Membuat ide dan kreasi yang kreatif dan
inovatif untuk meningkatkan kinerja unit kerja.
- Disturbance Handler / Penyelesai Permasalahan : Mencari jalan keluar dan
solusi terbaik dari setiap persoalan yang timbul.
- Resource Allicator / Pengalokasi Sumber Daya : Menentukan siapa yang menerima
sumber daya serta besar sumber dayanya.
- Negotiator / Negosiator : Melakukan negosiasi dengan pihak dalam dan luar
untuk kepentingan unit kerja atau perusahaan.
Penerapan
prinsip-prinsip organisasi dalam manajemen lembaga kearsipan, seperti pada
organisasi Arsip Nasional Republik Indonesia.
1)
Organisasi Arsip Nasional Republik Indonesia terdiri dari :
a. Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia;
b. Pusat Konservasi Kearsipan;
c. Pusat Penelitian dan Pengembangan Kearsipan;
d. Pusat Pendidikan dan Latihan Keasipan;
e. Sekretariat;
f. Staf Ahli;
g. Perwakilan-perwakilan Arsip Nasional Republik Indonesia di Daerah-daerah
2) Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia dalam melaksanakan tugasnya berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Presiden.
Pusat-pusat di
lingkungan arsip:
(1) Pusat Konservasi Kearsipan mempunyai tugas untuk melaksanakan penyimpanan, perawatan, penataan, pengolahan dan pengaturan arsiparsip statis yang telah diserahkankepadanya menyelenggarakan penelitian untuk keperluan pelayanan informasi dan
melayani penelitian ilmih dan umum;
(2) Pusat Penelitian dan Pengembangan Kearsipan mempunyai tugas untuk
menyelenggarakan penelitian dalam rangkan usaha mengembangkan dan memajukan tehnik dan tata kearsipan, memberikan bimbingan dan melaksanakan pengawasan teknis terhadap pelaksanaan tata kearsipan dan ketentuan-ketentuan peraturan di bidang kearsipan;
(3) Pusat Pendidikan dan Latihan Kearsipan mempunyai tugas untuk merencanakan dan menyelenggarakan pendidikan dan latihan tenaga-tenaga kerja dan ahli kearsipan dan melaksanakan koordinasi kegiatan-kegiatan di bidang pendidikan dan latihan kearsipan;
(4) Tiga Pusat dipimpin oleh seorang Kepala yang berada di bawah dan bertanggung jawab
kepada Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia;
(5) Tiap Pusat terdiri dari sebanyak-banyaknya 5 (lima) bidang, dan tiap Bidang terdiri dari
sebanyakbanyaknya 3 (tiga) Sub Bidang, yang susunan dan tugasnya diatur lebih lanjut oleh Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia setelah terlebih dahulu berkonsultasi dengan Menteri Negara Penertiban Aparatur Negara. (dalam
http://wenku.baidu.com/view/805cf9ff04a1b0717fd5ddb7.html).
.
Mengembangkan wawasan dan pengalaman
mahasiswa/mahasiswi dalam melakukan pekerjaan yang sesuai dengan keahlian yang
dimiliki.
- Follow Us on Twitter!
- "Join Us on Facebook!
- RSS
Contact