PENGATURAN DAN PENATAAN ARSIP TERATUR

Pengaturan dan Pengelolaan Arsip Teratur

A.    Pengertian

Arsip teratur adalah arsip yang telah ditata berdasarkan suatu sistem kearsipan tertentu dan masih utuh penataannya. Pada dasarnya pengelolaan arsip, baik yang teratur maupun yang tidak teratur adalah melakukan rekonstruksi arsip. Untuk menentukan arsip inaktif tersebut termasuk ke dalam arsip teratur atau arsip tidak teratur yaitu dengan melakukan survei arsip.

·         Survei arsip adalah kegiatan pengumpulan data dan informasi yang dilakukan dengan cara pengamatan terhadap arsip dengan segala kelengkapannya. Kelengkapan yang dimaksud adalah sistem, kelembagaan, sarana dan prasarana, fungsi dan kegunaannya.

·         Dalam survei arsip terdapat dua kegiatan, yaitu:

1.       Survei terhadap kelembagaan yaitu survey mengenai sejarah perkembangan organisasi atau unit kerja, perubahan organisasi, tugas serta fungsi, dan unit kearsipannya.

2.       Survey terhadap fisik arsip secara menyeluruh, yaitu survey arsip dilakukan untuk mengetahui jumlah (volume arsip), kondisi arsip, umur arsip, tempat penyimpanan arsip, dan jenis media arsip.

B.     Prinsip Pengelolaan Arsip Teratur

1.      Prinsip asal usul (principle of provenance) yaitu penataan arsip sesuai dengan asal-usul arsip. Artinya arsip-arsip tersebut harus tetap merupakan satu kesatuan informasi yang utuh dan diatur  tanpa melepaskan ikatan dari instansi yang menciptakannya. Jadi arsip yang ditemukan di tempat lain harus dikembalikan sesuai dengan asalnya/unit penciptaannya.

2.      Prinsip aturan asli (principle of original order) yaitu penataan arsip disesuaikan dengan penataan arsip awalnya. Artinya dalam melakukan penataan kembali arsip. Jadi aturan arsip yang lama tetap dipertahankan atau sebisa mungkin aturan tersebut dipergunakan sebagai dasar penyusunan kembali. Contoh:pada masa aktif arsip diatur dengan tata naskah, maka penataannya harus dikembalikan ke tata naskah.

C.     Prosedur Pengelolaan Arsip Inaktif Teratur

1.      Pemindahan arsip

Pemindahan yang dimaksud adalah pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah arsip (central file) yang berada di unit pencipta arsip ke pusat arsip (records center).

Prosedur pemindahan arsip inaktif teratur sebagai berikut:

a.       Unit pengolah arsip di tiap-tiap unti pencipta arsip mengadakan penelitian untuk menentukan arsip yang sudah mencapai masa inaktif sesuai dengan JRA.

b.      Arsiparis atau pengelola arsip di unit pengolah arsip melakukan pemilahan serta mengadakan penataan untuk mengelompokkan arsip yang akan dimusnahkan dan yang akan dipindahkan ke pusat arsip.

c.       Hasil pemilahan dituangkan dalam daftar arsip yang dipindah dan juga daftar arsip yang dimusnahkan. Kemudian daftar diajukan kepada pimpinan untuk mendapatkan persetujuan.

d.      Unit pengolah arsip sekurang-kurangnya setiap tahun sekali melakukan pemindahan arsip inaktif ke pusat arsip (records center)

e.       Penyiapan ruang simpan

Arsiparis atau pengelola arsip menyiapkan ruang dan alat penyimpanan arsip di pusat arsip (records center).

f.       Penerimaan arsip

Arsip harus diteliti kelengkapannya, kondisi, dan kesesuainnya dengan daftar pertelaan arsip pindah yang dilengkapi dengan berita acara pemindahan arsip.

2.      Penataan dan Penyimpanan

Kegiatan penataan dan penyimpanan arsip di pusat arsip yang harus dilakukan yaitu:

a.       Pemeriksaan

Kegiatan pemeriksaan ini dilakukan untuk memastikan apakah arsip tersebut benar-benar arsip inaktif dengan menggunakan JRA. Selain itu pemeriksaan terhadap fisik arsip juga harus dilakukan perlembar untuk mengecek kerusakan.

b.      Penataan arsip dan boks

Penataan arsip dalam boks harus memperhatikan penataan arsip ketika masih aktif. Setiap boks arsip sebaiknya diisi oleh satu jenis arsip untuk mempermudah dalam proses penyusutan nantinya. Penataan boks dalam rak arsip sangat tergantung pada sistem penomoran boks yang digunakan, sedangkan sistem penomoran boks arsip sangat tergantung pada ruang dan alat simpannya.

Contoh: RA.01.01 artinya disimpan dalam ruang arsip, rak nomor 01, dan boks arsip nomor 01 atau 02.02.05 artinya disimpan dalam ruang kode 02, ditata pada rak 02, dan boks arsip nomor 05.

c.       Penyusunan daftar pertelaan arsip

DPA digunakan untuk pengendalian dalam proses penyusutan arsip. Selain itu, daftar tersebut dapat berfungsi sebagai alat bantu penemuan arsip (finding aids) di pusat arsip (records center), karena daftar tersebut memuat informasi deskripsi/masalah/jenis arsip inaktif dan kode simpan arsip dari suatu koleksi arsip unit pencipta arsip yang tersusun secara teratur berkas arsipnya.

D.    Contoh pengelolaan arsip teratur

Pengelolaan arsip teratur pada surat masuk-surat keluar:

Pada pengelolaan arsip surat masuk-surat keluar ada dua proses, yaitu

1.      proses permulaan, meliputi pencatatan, pendistribusian, dan pengolahan.

a.       Proses pencatatan dan pendistribusian

Proses pencatatan dan pendistribusian surat adalah proses yang mengatur lalu lintas surat-masuk dan surat-keluar. Dalam proses pengaturan lalu lintas surat terdapat alat-alat yang digunakan, seperti:

a.       Buku agenda, adalah alat pengawasan/ kontrol surat dan digunakan sebagai alat temu kembali informasi (surat).di dalam buku agenda terdapat table-tabel pancatatan surat masuk dan surat keluar yang pada umumnya ditulis dengan sistem kronologis.

b.      Kartu kendali, adalah alat pengawas/control surat juga. Dalam menggunakan kartu kendali, surat masuk dan keluar digolongkan menjadi surat penting, surat biasa, dan surat rahasia. Surat penting dikendalikan dengan kartu kendali, surat biasa dengan lembar pengantar surat biasa, dan surat rahasia dengan lembar pengantar surat rahasia. Di dalam kartu kendali berisikan data-data seperti indeks, isi ringkas, tanggal surat, pengolah, nomor surat, kode, dll. Dengan kartu kendali, penemuan informasi suatu surat akan lebih mudah disbanding dengan buku agenda.

c.       Takah (tata naskah), adalah kegiatan administrasi di dalam memelihara dan menyusun data-data dari semua tulisan mengenai segi-segi tertentu dari sesuatu persoalan pokok secara kronologis dalam sebuah berkas. Takah bertujuan untuk memudahkan penyajian, pengolahan, pengawasan dan pencarian kembali.

2.      Proses penyimpanan, meliputi pemeriksaan, mengindeks, mengkode, menyortir, dan meletakkan.

a.       Pemeriksaan, adalah langkah persiapan menyimpan surat dengan cara memriksa setiap lembar surat untuk memperoleh kepastian bahwa surat-surat yang bersangkutan memang siap untuk disimpan.

b.      Mengindeks, pekerjaan yang menentukan pada nama apa atau subyek apa surat akan disimpan. Penentuan kata kunci ini tergantung pada system penyimpanan yang dipergunakan. Pada system abjad kata kuncinya adalah nama pengirim baik lemabaga atau individu.

c.       Memberi tanda (mengkode), yaitu dengan memberi tanda garis atau lingkaran dengan warna mencolok pada kata-tangkap yang sudah ditentukan pada langkah pekerjaan. Tanda yang dicantumkan juga menunjukkan nomor unit masing-masing kata kunci.

d.      Menyortir, mengelompokkan warkat-warkat untuk persiapan ke langkah terakhir yaitu penyimpanan. Pengelompokkam yang dilakukan adalah sesuai dengan system penyimpanan yang digunakan.

e.       Menyimpan, penempatan dokumen sesuai system penyimpanan dan peralatan yang digunakan. System penyimpanan akan menjadi efisien dan efektif bilamana didukung oleh peralatan dan perlengkapan yang memadai dan sesuai.

Sumber:

Amsyah, Zulkifli. 1995. Manajemen Kearsipan. Jakarta: PT Gramedia Utama Jakarta.

Effenddie, machmoed, dkk. “Panduan Ringkas Tata Kelola ArsipInaktifDiLingkunganUniversitasGadjahMada”.http://arsip.ugm.ac.id/download/1904112050PANDUANRINGKAS-TTOLA%20ARSIPINAKTIF.pdf . diakses 21 April 2014. Jam 21.27

 

TUGAS RANGKUMAN

“PENGATURAN DAN PENGELOLAAN ARSIP TERATUR”

(rangkuman ini ditulis untuk memenuhi tugas mata kuliah organisasi dan pemerian arsip)

Dosen Pengampu: Dra. Rika Wijayanti, M.A

Disusun oleh:

ARINA FAILA SAUFA (13040111140165)

PROGRAM STUDI S1 ILMU PERPUSTAKAAN PEMINATAN KEARSIPAN

FAKULTAS ILMU BUDAYA

UNIVERSITAS DIPONEGORO

SEMARANG

2014

STUDI PERBANDINGAN

STUDI PERBANDINGAN (KOMPARATIF)

A.    Konsep

Menurut Nazir (2005: 58) dalam Lestari (2013), penelitian komparatif adalah sejenis penelitian deskriptif yang ingin mencari jawaban secara mendasar tentang sebab-akibat, dengan menganalisis faktor-faktor penyebab terjadinya ataupun munculnya suatu fenomena tertentu. Penelitian komparatif merupakan penelitian yang bersifat membandingkan. Penelitian inidilakukan untuk membandingkan persamaan dan perbedaan dua atau lebih fakta-fakta dan sifat-sifat objek yang di teliti berdasarkan kerangka pemikiran tertentu. Pada penelitian ini variabelnya masih mandiri tetapi untuk sampel yang lebih dari satu atau dalam waktu yang berbeda. Jadi, penelitian komparatif adalah jenis penelitian yang digunakan untuk membandingkan antara dua kelompok atau lebih dari suatu variabel tertentu.

Studi perbandingan atau studi komparatif umum dipergunakan oleh peneliti sosial dalam menyusun penelitian ilmiah dengan generalisasi penelitian yang lintas batas dan tidak cenderung pada etnik budaya sosial suatu masyarakat tertentu (Bahry, 1995) dalam Kinanti (2013). Studi perbandingan tidak berfokus pada variabel mikro yang menjadi fokus level of analysis. Apabila level analisis berfokus pada variabel-variabel non-sistemik seperti individu dan negara, studi perbandingan berfokus pada variabel yang bersifat sistemik, yaitu variabel yang lebih makro. Hal ini dikarenakan sistem yang bersifat lebih general dan luas apabila dibandingkan dengan variabel lainnya. Studi perbandingan lebih menekankan observasi sosial yang bersifat tidak terbatas pada satu territorial tertentu (Lipjhart, 1975) dalam Kinanti (2013).

Studi perbandingan membantu observator untuk menghubungkan konsep yang membentuk teori dengan indikator yang dapat diamati, memahami ekspektasi teori yang terbentuk dan menjelaskan apakah teori tersebut dapat dimaterialkan sesuai ekspektasi (Hermann, 2002) dalam Kinanti (2013). Kasus diteliti dan diperbandingkan dalam studi kasus untuk diinterpretasikan oleh peneliti, sementara dalam studi perbandingan, generalisasi yang dilakukan lebih besar karena dapat dilakukan diluar kasus yang terbatas untuk pengumpulan data. Dalam studi kasus peneliti mengkhususkan kasus yang dipilih untuk membantu eksplanasi data penelitian, sementara dalam studi perbandingan, peneliti berfokus pada interpretasi dan pencarian aspek apa dan bagaimana di dalam kasus-kasus tersebut.

            Bahry (1995) dalam Kinanti (2013), menjelaskan bahwa untuk melakukan studi perbandingan seorang peneliti diharuskan untuk meneliti dengan interpretasi personal, setelah menentukan pertanyaan permasalahan apa yang ingin dicari jawabannya melalui penelitian dan menetapkan variabel serta indikator apa saja didalam masing-masing kasus yang ingin diperbandingkan dan dicari persamaan serta perbedaannya. Dari beberapa aspek tersebut kemudian generalisasi dilakukan, dan proses penelitian akan dimulai sehingga peneliti mendapatkan jawaban pertanyaan apa dan mengapa yang ia ingin cari melalui perbandingan kasus-kasus tersebut.

            Kajian kausal-komparatif khusus disusun untuk menentukan hubungan yang ada antara beberapa factor, variable atau dimensi dengan tujuan menjelaskan hubungan atau saling ketergantungan. Contoh, penelitian mengenai hubungan antara tingkat merokok dengan kesehatan. Dalam hal ini ferkuensi dan volume dua variable dalam populasi sampel dikaji untuk menentukan apakah tingkat merokok dengan kesehatan berhubungan.bedanya dengan korelasi adalah kalau korelasi mencari tinggi rendahnya hubungan, sedangkan kausal komparatif adalah ada tidaknya hubungan (Sulistyo-Basuki, 2006).

            Dapat  disimpulkan bahwa studi komparatif berguna dalam penelitian apabila penulis telah memfokuskan penelitiannya pada perbandingan kasus-kasus yang serupa namun berbeda. Bukan menggunakan kasus sebagai eksplanasi data dari penelitian yang ia lakukan. Penulis menyimpulkan bahwa studi perbandingan memiliki criteria yang lebih luas dari level analisis, yakni dengan variabel makro yang lebih general. Studi perbandingan dilakukan oleh peneliti untuk mendapatkan dan menjawab pertanyaan apa dan bagaimana ia yang ia ingin temukan dalam kasus-kasus tersebut. http://fellinkinanti-fisip10.web.unair.ac.id/artikel_detail-70905-Metode%20Analisis%20Hubungan%20Internasional-Studi%20Perbandingan.html

B.     Contoh-contoh :

1.      Penelitian mengenai factor-faktor yang menjadi cirri-ciri pribadi yang gampang dan tidak gampang mendapat kecelakaan dengan menggunakan data yang berwujud catatan-catatan yang ada pada perusahaan asuransi.

2.      Mencari pola tingkah laku dan prestasi belajar yang berkaitan dengan perbedaan umur pada waktu masuk sekolah, dengan cara menggunakan data deskriptif mengenai tingkah laku dan skor tes prestasi belajar yang terkumpul sampai anak-anak yang bersangkutan klas 6 SD.

3.      Penelitian untuk menentukan cirri-ciri guru yang efektif dengan mempergunakan data yang berupa catatan mengenai sejarah pekerjaan selengkap mungkin.

C.    Ciri-ciri pokok :

Penelitian kausal-komparatif bersifat eks pos facto, artinya data dikumpulkan setelah semua kejadian yang dipersoalkan berlangsung ( lewat ). Peneliti mengambil satu atau lebih akibat ( sebagai “dependent variables”  ) dan menguji data itu dengan menelusuri kembali ke masa lampau untuk mencari sebab-sebab, saling hubungan, dan maknanya.

Keunggulan-keunggulan

1.      Metode kausal-komparatif adalah baik untuk berbagai keadaan kalau metode yang lebih kuat, yaitu metode eksperimental, tak dapat digunakan :

a.       Apabila tidak selalu meungkin untuk memilih, mengontrol, dan memanipulasikan factor-faktor yang perlu untuk menyelidiki hubungan sebab-akibat secara langsung.

b.      Apabila pengontrolan terhadap semua variable kecuali variable bebas sangat tidak realistic dan dibuat-buat, yang mencegah interaksi normal dengan lain-lain variable yang berpengaruh.

c.       Apabila control dilaboratorium untuk berbagai tujuan penelitian adalah tidak praktis, terlalu mahal, atau dipandang dari segi etika diragukan/dipertanyakan.

2.      Studi kausal-komparatif menghasilkan informasi yang sangat berguna mengenai sifat-sifat gejala yang dipersoalkan : apa sejalan dengan apa, dalam kondisi apa, pada perurutan dan pola yang bagaimana, dan sejenis dengan itu.

Kelemahan-kelemahan

1.      Sukar untuk memperoleh kepastian bahwa factor-faktor penyebab yang relevan telah benar-benar tercakup dalam kelompok factor-faktor yang sedang diselidiki.

2.      Kenyataan bahwa factor penyebab bukanlah factor tunggal, melainkan kombinasi dan interaksi antara beebagai factor  dalam kondisi tertentu untuk menghasilkan efek yang disaksikan, menyebabkan soalnya sangat kompleks.

3.      Suatu gejala mungkin tidak hanya merupakan akibat dari sebab-sebab ganda, tetapi dapat pula disebakan oleh suatu sebab pada kejadian tertentu dan oleh lain sebab pada kejadian lain.

D.    Langkah-langkah pokok

Langkah-langkah pokok dalam penelitian komparasi adalah:

1.      Definisikan masalah

2.      Melakukan penelaahan kepustakaan

3.      Rumuskan hipotesis-hipotesis

4.      Rumuskan asumsi-asumsi  yang mendasari  hipotesis-hipotesis itu serta prosedur-prosedur yang akan digunakan.

5.      Rancang cara pendekekatannya:

a.       Pilihlah subyek-subyek yang akan digunakan serta sumber-sumber yang relevan;

b.      Pilihlah atau susunlah teknik yang akan digunakan untuk megumpulkan data.

c.       Tentukan kategori-kategori untuk mengklasifikasikan data yang jelas sesuai dengan tujuan studi dan dapat menunjukan kesamaan atau salaing berhubungan.

6.      Validasikan teknik untuk mengumpulkan data itu dan interpretasikan hasilnya dalam cara yang jelas dan cermat.

7.      Kumpulkan dan analisis data.

8.      Susun laporannya.

E.     Contoh judul penelitian perbandingan

Beberapa contoh judul penelitian perbandingan/komparatif adalah:

§  “PERBEDAAN KINERJA GURU BIMBINGAN DAN KONSELING YANG LULUS SERTIFIKASI MELALUI JALUR PORTOFOLIO DENGAN PLPG DI SMA NEGERI SE KABUPATEN SEMARANG”. http://lestarysnote.blogspot.com/2013/10/penelitian-komparatif.html

§  “STUDI KOMPARATIF KINERJA GURU YANG BELUM SERTIFIKASI DENGAN GURU YANG SUDAH SERTIFIKASI DI SMP NEGERI SE-KOMISARIAT KARAWANG KOTA”. http://judulskripsita.com/tag/studi-komparatif

DAFTAR PUSTAKA

Dewi, Dian. 2012. “Kumpulan 50 Judul Skripsi Administrasi Pendidikan”. http://judulskripsita.com/tag/studi-komparatif. Diakses 24 April 2014. Jam 07.44

Kinanti. 2013. “Studi Perbandingan”. http://fellinkinanti-fisip10.web.unair.ac.id/artikel_detail-70905-Metode%20Analisis%20Hubungan%20Internasional-Studi%20Perbandingan.html. Diakses 21 April 2014. Jam 21.15

Lestari. 2013. “Penelitian Komparatif. http://lestarysnote.blogspot.com/2013/10/penelitian-komparatif.html. Diakses 24 April 2014. Jam 07.26

Sulistyo-Basuki. 2006. Metode Penelitian. Jakarta: Wedatama Widya Sastra bekerja sama dengan Fakultas Ilmu Pengetahuan Budaya Universitas Indonesia.

Suryabrata, Sumadi. 2013. Metodologi Penelitian. Jakarta: Rajawali Pers.