BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Seiring dengan perkembangan ilmu pengetahuan,
pengertian perpustakaan mengalami perkembangan. Menurut Sulistya-Basuki
(1991:3) perpustakaan adalah sebuah ruangan, bagian sebuah gedung, ataupun
gedung itu sendiri yang digunakan untuk menyimpan buku dan terbitan lainnya
menurut tata susunan tertentu untuk digunakan pembaca, bukan untuk dijual.
Sesuai dengan perkembangan akhir-akhir ini, perpustakaan perlu dipahami bukan
sekedar sebagai lembaga yang mengelola buku dan terbitan lainnya, tetapi juga
mengelola sumber informasi dengan
memanfaatkan teknologi informasi. Oleh karena itu, menurut Lasa Hs (1998)
menyatakan bahwa perpustakaan merupakan sistem informasi yang di dalamnya
terdapat aktivitas pengumpulan, pengolahan, pengawetan, pelestarian, dan
penyajian serta penyebaran informasi. Perpustakaan sendiri dibagi menjadi dua
macam yaitu perpustakaan umum dan perpustakaan khusus. Dalam penulisan laporan
observasi ini, penulis akan membahas tentang perpustakaan Perguruan Tinggi
(PPT).
Perpustakaan Perguruan Tinggi (PPT) merupakan
unit pelaksana teknis (UPT) yang bersama-sama dengan unit lain melaksanakan Tri
Dharma PT (Perguruan Tinggi) melalui menghimpun, memilih, mengolah, merawat
serta melayankan sumber informasi kepada lembaga induk khususnya dan masyarakat
akademis pada umumnya.Undang-undang No 2 Tahun 1989 tentang Sistem Pendidikan
Nasional pada pasal 55 menyebutkan bahwa salah satu syarat untuk
menyelenggarakan Perguruan Tinggi harus memiliki Perpustakaan.PPT sering diibaratkan
sebagai jantungnya Perguruan Tinggi (the heart of university), maka
keberadaannya harus ada agar dapat memberikan layanan kepada sivitas akademika
sesuai dengan kebutuhan. Dalam rangka melaksanakan pengelolaan perpustakaan
diperlukan pedoman sebagai panduan dan karena itu diperlukan pengetahuan
tentang Standar Nasional Indonesia Perpustakaan Perguruan Tinggi (SNI
7330.2009) dalam upaya pencapaian pengelolaan PPT yang baku.
Perpustakaan
Perguruan Tinggi, diselenggarakan dengan tujuan untuk menunjang pelaksanaan
program PT sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi, yaitu pendidikan dan
pengajaran, penelitian serta pengabdian kepada masyarakat. Sedangkan tugas perpustakaan perguruan tinggi adalah menyusun
kebijakan dan melakukan tugas rutin untuk mengadakan, mengolah, dan merawat
pustaka serta mendayagunakannya baik bagi civitas academica maupun
masyarakat luar kampus.
Perpustakaan sebagai lembaga pendidikan dan informasi akan memiliki kinerja
yang baik apabila ditunjang dengan manajemen yang memadai. Dengan adanya
manajemen, seluruh aktivitas lembaga akan mengarah pada upaya pencapaian tujuan
yang telah ditetapkan, sehingga seluruh elemen dalam suatu lembaga tersebut
akan berusaha untuk memfungsikan diri sesuai dengan ketentuan
lembaga/perpustakaan. Pendapat dari James F. Stoner (1982) yang dikutip oleh
Handoko (1993:8), menyatakan bahwa manajemen merupakan suatu proses
perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan para anggota dan
sumber daya lainnyauntuk mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan. Oleh
karena itu, apabila dalam sistem manajemen itu kurang baik, maka proses
manajemen perpustakaan secara keseluruhan juga kurang baik. Sedangkan menurut
O.R. Terry, yang dikutip oleh Hadi (1990:2), manajemen adalah usaha pencapaian
tujuan yang telah ditetapkan dengan menggunakan keahlian orang lain. Dalam hal
ini berarti peran dari seoarang pemimpin sangat diperlukan. Seorang pimpinan
diharapkan bisa mengatur dan memimpin bawahannya dengan baik. Oleh karean itu
dalam melakukan manajemen perpustakaan, manajemen kepemimpinan juga sangat
diperlukan. Karena kaitannya dalam pembagian tugas yang harus benar-benar
disesuaikan dengan keahlian dan agar tidak terjadi tumpah tindih tugas oleh
sumber daya manusianya.
B. Perumusan
Masalah
Laporan ini memiliki perumusan masalah sebagai berikut
:
1. Bagaimana sistem manajemen yang diterapkan oleh
Perpustakaan Polines semarang?
2. Apakah manajemen yang diterapkan sudah sesuai
dengan teori yang ada ?
Penulisan laporan ini memiliki manfaat sebagai
berikut:
1.
Mengetahui manajemen perpustakaan
2.
Mengetahui sistem manajemen perpustakaan yang baik dari para ahli
3.
Mengetahui sistem manajemen yang diterapkan di perpustakaan Polines
Semarang
4.
Menganalis tentang manajemen yang sudah diterapkan oleh perpustakaan
Polines semarang
BAB II
KAJIAN PUSTAKA
A.
Perpustakaan
Maju mundurnya suatu lembaga sangat dipengaruhi oleh
sistem manajemen yang diberlakukan, terutama faktor manajer puncak.
Pengangkatan jabatan kepala perpustakaan kadang tidak didasarkan pada
pertimbangan kemampuan manajerial. Hal ini tidak hanya terjadi di perpustakaan
sekolah, perpustakaan umum, dan perpustakaan instansi, tetapi juga terjadi
diperpustakaan perguruan tinggi. Akibatnya pelaksanaan tugas-tugas manajerial
tidak berdasarkan visi, misi, dan tujuan yang jelas karena memang mereka itu
tidak memahaminya. Oleh karena itu pengangkatan manajer seharusnyadidasarkan
kesesuaian orang dengan peran (the right
man on the right job) dan pemahaman
kultur lembaga.
Perpustakaan sebagai lembaga informasi dalam
memberikan pelayanan informasi kepada masyarakat tidak menitikberatkan pada
pencarian keuntungan materi. Dalam mencapai tujuan, perpustakaan sama dengan
organisasi lain yang berorientasi pada keuntungan, antara lain dengan
menerapkan filosofi dan prinsip-prinsip promosi. Dalam memberikan pelayanan itu
pada hakekatnya perpustakaan memberikan produk yang berupa jasa. Oleh sebab
itu, perpustakaan dapat dikatakan sebagai lembaga yang membantu orang yang datang
untuk memanfaatkan jasanya (Wisdom, 1974). Berdasarkan pengertian di atas
dapatdikatakan bahwa perpustakaan bukan sebagai lembagapencari laba/keuntungan,
akan tetapi lembaga yang lebih mengutamakan pelayanan.
B.
Perencanaan
Perencanaan
merupakan titik awal berbagai aktivitas organisasi yang sangat menentukan
keberhasilanorganisasi. Perencanaan harus dilakukan oleh perpustakaan untuk
memberikan arah, menjadi standar kerja, memberikan kerangka pemersatu, dan
membantu utnuk memperkirakan peluang-peluang (Swastha, 1990:34). Dengan
perencanaan yang baik, makaseluruh aktivitas organisasi dapat diarahkan menuju
titik tujuan yang jelas. Perpustakaan sebagai organisasi sekaligus lembaga,
dalam pelaksanaan kegiatannya memerlukan perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan,
dan pengendalian.
Perpustakaan
sebagai lembaga yang selaluberkembang (library is the growing organism)
memerlukan perencanaan dalam pengelolaan, meliputi bahan informasi, sumber daya
manusia, dana, gedung, sistem, dan perlengkapan. Tanpa adanya perencanaan yang
memadai maka tidak jelas tujuan yag akan dicapai, tumpang tindihnya
pelaksanaan, dan lambannya perkembangan perpustakaan. sumber daya manusia
merupakan unsur pendukung utama dalam kegiatan organisasi/lembaga. Maju
mundurnya perpustakaan tergantung pada kualitas sumber daya manusianya.
Kebutuhan sumber daya manusia untuk perpustakaan perlu direncanakan denga
mempertimbangkan: jenis kegiatan, kualitas dan kuantitas tenaga kerja,
spesialisasi, pemanfaatan teknologi informasi, dana, dan tingkat pendidikan
pemakai, oleh karena itu, kebutuhan tenaga untuk jenis perpustakaan berbeda
dengan kebutuhan tenaga untuk jenis perpustakaan yang lain.
Mengingat
begitu pentingnya perencanaan bagi suatu perpustakaan, dalam penyusunannya
diperlukan pengetahuan dan pengalaman luas (sulistya-basuki, 1993:192).
Pentingnya perencanaan bagi suatu perpustakaan disebabkan karena hal-hal
berikut ini:
1. perencanaan merupakan dasar pelaksanaan aktivitas
2. perencanaan merupakan alat pengawasan
3. perencanaan yang proporsional akan membawa
efektivitas dan efisiensi
Perencanaan yang merupakan titik awal kegiatan akan
menentukan sasaran yang akan dicapai, tindakan yang akan dilakukan, bentuk
organisasi yang tepat, dan orang-orang yang bertanggung jawab atas suatu
kegiatan. Perencanaan yang matang berfungsi untuk:
1. membantu tercapainya tujuan
Pada
umumnya orang cenderung gamang dan ragu-ragu terhadap masa depan yang penuh
dengan ketidakpastian. Dengan perencanaan yang disusun berdasarkan
alasan-alasan yang kuat dan pemikiran yang mendalam, keragu-raguan itu dapat
dibatasi atau bahkan dihilangkan.
2. tercapainya efektivitas dan efisisensi
Efektivitas
menunjukkan kemampuan seseorang dalam merumuskan tujuan dan alat yang tepat
untuk mencapai tutjuan . Peter Drucker (dalam Handoko, 1993:7) menyatakan bahwa
efektivitas adalah melakukan pekerjaan secara benar. Adapun efisiensi adalah
kemampuan menyelesaikan pekerjaan dengan benar. Ini dapatdiartikan bahwa hasi,
produktivitas, dan kinerja yang diperoleh lebih banyak daripada peneluaran
biaya, teaga, pikiran, dan mesin yang digunakan.
Ada
beberapa tahapan dalam perencanaan, yaitu:
1. Penetapan Visi, Misi, dan Tujuan
Visi
merupakan penetapan tujuan jangka panjang suatu organisasi/lembaga yang
bersifat abstrak, mudah dipahami, memiliki keunggulan dari yang lain,
terbayangkan, dan disusun oleh pimpinan bersama anggota lembaga. Adapun misi
merupakan penjabaran visi dengan rumusan-rumusan kegiatan yang akan dilakukan
dan hasinya dapat diukur, dilihat, dirasakan, maupundibuktikan karena bersifat
kasat mata (tangisble), sedangkan
tujuan adalah sasaran yang akan dicapai suatu perpustakaan dalam jangka pendek
dan hasilnya dapat dirasakan.
2. Perumusan Keadaan Sekarang
Keadaan
perpustakaan sekarang perlu dipahami, baik kekurangannya maupun kelebihannya.
Hal itu penting untuk menetapkan langkah-langkah yang akan dilakukan. Pada
tahap ini diperlukan informasi dan data statistik yang akurat yang diperoleh
dengan komunikasi yang baik di perpustakaan.
3. Pengembangan Perencanaan
Dalam
pelaksanaan kegiatan perpustakaan terdapat pengembangan prosedur, alat, dana,
maupun tenaga karena berbagai faktor. Oleh karena itu, kemungkinan-kemungkinan
seperti ini perlu diidentifikasi sebaik-baiknya agardalam pengembanagan
perencanaan tidak terjadi pemborosan dana dan tenaga atau terjadinya
penyelewengan atas perencanaan semula. Agar dalam pengembangan perpusatakaan
dapat dicapai tutjuan yang baik, perencanaan perlu mempertimbangkan sumber daya
manusia, adapun kegiatannya adalah:
a. pengadaan tenaga kerja
peningkatan
sumber daya manusia perlu mendapat perhatian utama karena sumber daya ini
merupakan sumber bergerak, sedangkan sumber daya lain merupakan benda mati.
Oleh karena itu, sumber daya manusia ini dapat dikembangkan kemampuannya, yang
hasilnya diharapkan mampu meningkatkan produktivitas dan kinerja perpustakaan.
b. kualitas tenaga kerja
rendahnya
pendidikan pustakawan ini akan mempengaruhi motivasi dan produktivitas kerja
mereka. Ali (2001:13) dalam penelitiannya menemukan data bahwa terdapat 83,33%
pemakai perpustakaan tidak puas dan hanya 16,67% pemakai perpustakaan yang
merasa puas atas pelayanan pustakawan. Sumber daya manusia yang ideal yang
dibutuhkan oleh perpustakaan adalah sumber daya manusia yang benar-benar
memiliki greget dalam menjalankan profesinya.
Dalam hal ini tidak bisa lepas dari karakter dan latar belakang pendidikan
pustakawan itu sendiri (Astanto, 2002:10).
c. pemanfaatan teknologi informasi
penggunaan
teknologi informasi di perpustakaan memengaruhi kebutuhan tenaga. Pekerjaan
yang tadinya dikerjakan secara manual dan memerlukan banyak tenaga, menjadi
cukup dikrjakan oleh beberapa orang saja. Selain itu, pemanfaatan komputer
untuk melaksanakan tugas-tugas perpusakaan, maka tenaga lain dapat dapat
dialokasikan untuk menyelesaikan tugas-tugas yang lain, seperti penyusunan
abstrak, indeks, bibliografi, resensi, tinjauan pustaka, dan lainnya. Dengan efisiensi ini maka perpustakaan dapat
memikirkan dan mengalokasikan stafnya dalam menyelenggarkan layanan-layanan
lain (Saleh, 2002:4).
d. Dana
penambahan
tenaga baru berarti harus menambah anggaran rutin. Untuk itu perludikajilebih
cermat ketersediaan anggaran itu. Hal itu disebabkan dengan penambahan seorang
pegawai misalnya, tidak saja harus tersedia gaji tiap bulannya, akan tetapi
juga harus diperhitungkan tunjangan-tunjangan lain, seperti tunjangan keluarga,
tunjangan jabatan, jaminan kesehatan, transportasi, dan lainnya (Siagian,
1994:65).
e. tingkat pendidikan pemakai
dalam
perencanaan rekruitmen sumber daya manusia perpustakaan, perlu dipertimbangkan
tingkat pendidikan pemakai perpustakaan. semakin tinggi tingkat pendidikan
pemakai, maka diperluka sumber daya manusia yang memiliki latar belakang
pendidikan perpustakaan yang memadai. Misalnya, untuk pemakai perpustakaan di
perhuruan tinggi yang terdiri atas mahasiswa (S1, S2, S3) dan dosen yang
pendidikannya antara S2 dan S3,
diperlukan pustakawan yang memiliki pendidikan yang variatif mulai dari Diploma sampai S2 perpustakaan
dismaping itu sebisa mungkin perpustakaan di perguruan tinggi negeri maupun
swasta hendaknya dikepalai oleh orang yang memiliki pendidikan minimal S1
perpustakaan atau bidang lain diploma perpustakaan, serta menguasai manajemen
perpustakaan. untuk perpustakaan sekolah dasar sampai menengah, kiranya cukup
lulusan diploma perpustakaan atau lulusan SLTA ditambah pendidikan perpustakaan
minimal enam bulan.
f. penempatan
penempatan
pegawai baru harus benar-benar disesuaikan dengan penidikan, keahlian, tugas dan
kemampuan pegawai menurut kebutuhan seperti yang direncanakan. Penempatan
tenaga yang salah akan berakibat manajemen kurang efektif dan kurang efisien.
Penepatan sebenarnya tidak hanya pada pegawai baru, tetapi juga berlaku pada
pegawai lama yang mengalami alih tugas dan mutasi (Siagian, 1994:169). Dalam ha
ini termasuk promosi, alih tugas, dan dinamisasi.
C.
Pengorganisasian
kata
organisasi berasal dari organon (B.
Yunani) atau organum (B. Latin),
berarti alat, bagian, anggota atau badan. pengertian organisasi telah banyak
didefinisikan oleh banyak orang, atara lain Padmo Wahyono dalam Ensiklopedi
nasional Indonesia vol. 11 (1990:303) menyatakan bahwa organisasi sebagai suatu
kerja sama berdasarkan suatu pembagian kerja yang tetap.
Dari
sini dapat dipahami bahwa dalam orgnisasi terdapat 3 (tiga) komponen yang harus
ada agar perjalanan organisasi lebih baik, yakni : kelompok orang, kerja sama
yang harmonis, dan pembagian hak, kewajiban, dan tanggung jawab. oleh karena
itu, dalam perjalanannya, perpustakaan sebagai organisasi perlu
pengorganisasian.
prinsip-prinsip
organisasi
suatu
organisasi akan berjalan baik apabila terdapat prinsip-prinsip yang menjadi
landasan geraknya. prinsip-prinsip itu di antaranya :
1. perumusan tujuan
tujuan
organisasi harus jelas dan diketahui oleh seluruh elemen yang terkait dalam
organisasi itu. dengan tujuan tertentu, aktivitas-aktivitas yang dilakukan akan
mengarah pada tujuan yang telah dirumuskan itu.
2. pembagian kerja
untuk
mencapai efektivitas dan efisiensi, perlu adanya pembagian tugas yang jelas.
tanpa pembagian tugas yang jelas, akan terjadi tumpang tindih pekerjaan dan
dari sini akan terjadi pemborosan.
3. pembagian wewenang
dengan
kekuasaan yang jelas pada masing-masing orang/kelompok dalam suatu organisasi,
maka dapat dihindarka terjadinya benturan kepentingan dan tindakan. hal itu dimungkinkan
karena setiap orang akan mengetahui batas-batas wewenang untuk bertindak.
4. kesatuan komando
dalam
system organisasi yang baik harus ada kesatuan komando/perintah agar tidak
terjadi kebingungan di tingkat pelaksana. oleh karena itu, dalam system organisasi
perpustakaan perlu dihindarkan adanya dualism pengaruh dan kekuasaan dalam
berbagai tingkat manajerial, baik pada manajer puncak, manajer menengah, maupun
manajer lini.
5. koordinasi
koordinasi
merupakan proses pengintegrasian tujuan pada satuan-satuan yang terpisah dalam
suatu lembaga untuk mencapai tujuan organisasi secara efisien, koordinasi ini
sagat penting bagi suatu lembaga untuk menyatukan langkah, mengurangi benturan
tugas, dan mengurangi timbulnya konflik internal.
struktur organisasi merupakan mekanisme
formal untuk pengelolaan diri dengan pembagian tugas, wewenang, dan tanggung
jawab yang berbeda-beda. oleh karena itu, struktur organisasi yang baik akan
mencakup unsur-unsur spesialisasi kerja, strukturisasi, sentralisasi, dan
koordinasi (Handoko, 1993:164)
Dalam system penyusunan
struktur organisasi sutau lembaga (termasuk perpustakaan) dikenal beberapa
prinsip, yakni prinsip kesatuan komando (unity
of command), pembagian wewenang (scalar
principle), dan jangkauan pengawasan (span
of control) (Golden, 1984:25). prinsip kesatuan komando yakni suatu system
pembagian wewenang dan tanggung jawab kepada bawahan dari suatu
perintah/komando secara terpusat, baik dalam pelaksanaan tugas rutin maupun
penilaian terhadap karyawan. dengan prinsip ini para karyawan dari berbagai
unitbagian dapat terlindung dari berbagai kesalahan dan konflik social. prinsip
pembagian wewenang yakni wewenang didelegasikan ke bawah dari pemegang
kekuasaan tertinggi kepada pemegang jabatan/posisi yang lebih rendah melalui hierarksi
supervise dan penjenjanga. dalam prinsip ini, setiap karyawan harus memahami
secara jelas batas-batas kewenangan dan tanggung jawab masing-masing, serta
sejauh mana hubungan kerja antara satu
dengan yang lain. prinsip jangkauan pengawasan dapat dilakukan system
pengawasan dan pengembangan suatu organisasi. hal ini dikarenakan dalam system
ini selalu memperhatikan pada jumlah staf dan karyawan yang dalam pengawasannya
dapat dilakukan secara efektif dan efisien.
penentuan
bagan organisasi perpustakaan dapat disesuaikan dengan besar kecilnya kekuasaan
dan kewenangan pegawai. untuk itu dapat dipilih dari bentuk-bentuk pyramid,
vertical, horizontal, dan bentuk lingkaran.
dari segi lain,
kelancaran tugas perpustakaan dipengaruhi oleh sejauh mana keberhasilan
intregasi di antara unit-unit/ bagian dalam organisasi itu sendiri. oleh karena
itu, perlu diperhatikan adanya pengelompokan kegiatan-kegiatan dalam
perpustakaan itu sendiri. dalam system pengelompokan unit ini terdapat banyak
system yang dapat dipilih oleh perpustakaan, anatar lain system pengelompokan
berdasarkan aspek berikut :
1)
fungsi
2)
produk
(barang dan jasa)
3)
wilayah
4)
pelayanan
system
pengorganisasian perpustakaan yang proporsional perpustakaan akan menumbuhkan
kreativitas, adanya kelancaran komunikasi dan interaksi antarindividu dan
antarunit kerja. keberhasilan organisasi peprpustakaan dipengaruhi oleh desain
yang mengarah pada inovasi dan perubahan (Bryson, 1990:157)
struktur
organisasi perpustakaan perguruan tinggi
status
perpustakaan dalam struktur organisasi secara makro dan mikro sangat
mempengaruhi kinerja dan penyediaan fasilitas perpustakaan. selama ini status
perpustakaan perguruan tinggi negeri maupun swasta masih bervariasi, ada yang
di bawah tata usaha, dan ada yang di bawah wakil rector bidang administrasi dan
keuangan, dengan alas an bahwa tugas perpustakaan adalah tugas administrative.
ada pula status perpustakaan di bawah wakil rector III bidang kemahasiswaan dan
alumni dengan alas an bahwa pelayanan perpustakaan ditujukan kepada mahasiswa
dan dosen. selain itu ada pula yang status perpustakaan di bawah wakil rector
bidang akademik, dengan alas an bahwa aktivitas perpustakaan adalah aktivitas
akademik yang bergerak dalam pengembangan ilmu pengetahuan dan pendidikan.
D. Penganggaran
Salah
satu syarat penting dalam penyelenggaraan perpustakaan adalah anggaran yang
memadai. tanpa anggaran yang pasti, perjalanan perpustakaan akan
tersendat-sendat. anggaran erat hubungannya dengan proses perencanaan lembaga,
karena seluruh sumber daya dan kegiatan aka memerlukan aanggaran untuk mencapai
tujuan perpustakaan atau pusat informasi (Bryson, 1990:345). penganggaran
adalah suatu rencana yang membuat penerimaan dan pengluaran yang sudah
dinyatakan dalam jumlah uang. anggaran ini biasanya disusun setiap tahun. oleh
karena itu, Kertonegoro (1983:175) menyatakan bahwa anggaran adalah laporan
formal mengenai sumber-sumber keuangan yang disishkan untuk melakukan
kegiatan-kegiatan tertentu dalam jangka waktu tertentu. anggaran ini memuat
rencana penerimaan, pengeluaran, perkiraan kekayaan, modal, penghasilan, dan
biaya yang akan dating. Angka-angka yang
menunjuk jumlah mata uang itu akan menjadi standar untuk pengukuran kegiatan
masa mendatang.
A. fungsi
perlunya penyusunan anggaran bagi suatu
lembaga/instansi diharapka mampu berfungsi sebagai :
1. alat perencanaan
perencanaan dan pengambilan keputusan
tentang suatu langkah mendatang memerlukan perhitungan yang matang untuk
mengetahui kelayakan, baik dari segi ekonomi maupun segi operasional. anggaran
yang menunjukkan ketudaklayakan harus diubah sedemikian rupa dan didesain agar
sesuai dengan keinginan.
2. alat koordinasi
dalam penyusunan perencanaan, akan
terkait berbagai bidang, dan unit dalam suatu lembaga. maka apabila terjadi
ketidaksesuaian antarbidang/unit, dapat dirundingkan kembali bagaimana baiknya.
3. alat pengendalian
salah satu tujuan pengendalian adalah
agar sasaran yang telah dtetapkan dapat dicapai. oleh karena itu, dengan
memperhatikan anggaran dan realisasinya akan mudah diketahui jika terdapat
penyelewengan. dengan demikian akan segera diadakan peringatan dan pembetulan,
yakni dengan mengatur langkah-langkah yang perlu diambil.
4. menetapkan standar kegiatan yang akan
dilaksanakan
dengan anggaran yang pasti, seluruh
kegiatan dalam lembaga dapat segera dilaksanakan sesuai perencanaan karena
adanya jaminan biaya. bagaimanapun bagusnya, apabila tidak jelas anggarannya,
maka progam itu akan tersendat-sendat.
anggaran dapat disusun
apabila telah memiliki progam kerja. progam kerja dapat disusun apabila
strategi jangka panjnag telah ditetapkan. strategi dapat disusun apabila
sasaran telah ditetapkan. anggaran digunakan sebagai alat untuk menjamin agar
sasaran jangka pendek dan jangka panjang dapat dicapai dengan cara
membandingkannya dengan realita.
B. macam-macam anggaran
penyusunan anggaran dapat ditinjau dari
segi waktu dan segi penggunaan.
1. segi waktu
dari segi waktu anggaran dapat dibagi
menjadi anggaran berkala dan anggaran bersinambung :
a. anggran berkala
anggaran ini disusun secara berkala atau
mengikuti waktu. misalnya anggara bulanan, triwulan, semesteran, tahunan, lima
tahunan, dan seterusnya. penyusunan anggaran model ini dimaksudkan agar segera
diketahui adanya penyimpangan-penyimpangan yang mungkin sewaktu-waktu terjadi.
dengan adanya control, maka akan segera dapat ditentukan alngkah praktis untuk
mengatasinya.
b. anggaran sinambung
anggaran ini disusun secara bersambung
secara terus-menerus, dari bulan ke bulan berikutnya, dari triwulan ke triwulan
berikutnya, dari tahun ke tahun berikutnya. dalam setiap oganisasi memiliki
cara penyusunan anggaran tersendiri dan setiap system pasti ada kekurangan dan
kelemahannya.
2. segi penggunaan
apabila ditinjau dari penggunaannya,
anggaran dapat dibagi menjadi anggaran keuangan dan anggaran operasional.
a. anggaran keuangan
yakni system penyusunan anggaran yang
mampu menunjukka proyeksi posisi keuangan suatu organisasi/lembaga di masa
mendatang yang ditunjukkan dalam anggaran neraca. anggaran keuangan ini dapat
terdiri dari anggaran kas, piutang, persediaan, investasi, penyusutan, dan
neraca.
b. anggaran operasional
yakni system penyusunan anggaran yang
mampu menunjukkan proyeksi posisi keuangan pada masa dating dan ditunjukkan
dalam ikhtisar anggaran rugi laba. anggaran operasional ini terdiri dari
anggaran penjualan, biaya produksi, biaya umum, upah langsung, dan lainnya.
E.
Kepemimpinan
kepemimpinan
adalah masalah hubungan antara yang dipimpin dan pemimpin. dalam hal ini
kepemimpinan pada umumnya berfungsi atas dasar kekuasaan pimpinan dalam usaha
mengajak dan menggerakkan orang lain untuk melakukan kegiatan dalam rangka
pencapaian tujuan lembaga.
a. pendekatan
kepemimpinan
banyak
studi tentang kepemimpinan, namun ternyata belum/tidak mampu mengungkapkan
sifat tunggal yang dimiliki oleh pemimpin yang baik. setiap pemimpin yang
dianggap berhasl memiliki gaya, metode, maupun pengetahuan yang berbeda. hal
ini karena perbedaan system, kultur, maupun kondisi yang dipimpin. selain itu,
setiap orang memiliki gaya kepemimpinan sendiri-sendiri. berbagai studi tentang
kepemimpinan dapat dikelompokkan menjadi tiga pendekatan, yakni pendekatan
sifat (traits), perilaku (behavior), dan factor situasional (contingency) (Heidjarahman, 1996:217).
1. teori sifat
teori dan penelitian
tentang sifat kepemimpinan ini dimulai sekitar tahun 1904 dan berkembang secara
sistematis selama lebih dari 50 tahun menjadi wadah teori, informasi, dan
kesimpulan. teori ini menyatakan bahwa ada seperangkat tetap cirri pribadi
maupun sifat intern yang membedakan pemimpin efektif dan tidak efektif (Owen
dalam Timpe, 1999:258). dalam teori ini dinyatakan bahwa seseorang menjadi
pemimpin karenba mempunyai bakat dan pembawaan yang sejak kecil sudah terlihat
sifat kepemimpinannya. memang dia dilahirkan ke dunia untuk menjadi pemimpin (man be born a leader)
2. teori perilaku
perilaku pemimpin dapat
dipelajari, maka menurut teori ini seseorang dapat dilatih dengan kepemimpinan
yang tepat agar menjadi pemimpin yang efekktif. perilaku ini sering disebut
dengan gaya kepemimpinan (style of
leadership). gaya merupakan tinghkah laku yang dirancang untuk
mengintegrasikan sikap dan tujuan organisasi dengan tujuan iundividu untuk
mencapai tujuan tertentu.
Hines dalam Timpe
(1999:121) menyatakan bahwa terdapat tiga gaya kepemimpinan, yakni otokrasi,
demokratis, dan kendali bebas. pemimpin otokras adalah pemimpin yang membuat
keputusan sendiri karena kekuasaan terpusatkan pada diri seseorang. dalam
kepemimpinan ini keputusan dipaksakan dengan menggunakan imbalan dan
kekhawatiran untuk dihukum. pimpinan dapat saja memberikan perintah, pujian,
maupun menuntut loyalitas bawahan. system ini kadang membuat bawahabn merasa
tertekan, takut dan terpaksa mengakui seolah-olah ikut dalam pembuatan
keputusan, padahal mereka itu hanya mengerjakan apa yang dikehendaki oleh
atasan.
pemimpin demokratis
adalah pemimpin yang dalam pengambilan keputusan berkonsultasi dengan kelompok
mengenai masalah yang menarik dan penting. dengan demikian, terdapat dua
keputusan yang akan mendorong adanya komitmen anggota pada keputusan akhir.
pemimpin
kendali bebas yakni gaya kepemimpinan yang membagi kekuasaan kepada bawahan
agar mereka dapat mengembangkan saran mereka dan memecahkan masalah mereka
sendiri.
gaya kepemimpinan ini
memang cocok untuk kalangan professional yang telah memiliki motivasi tinggi.
3. teori situasional
teori ini mnyatakan
bahwa gaya kepemimpinan dan manajemen harus disesuaikan dengan lingkungan dan
stuasi dalam organisasi (Lumbarton, 1990:115). oleh karena itu, keberhasilan
suatu organisasi juga tergantung pada kemampuan pimpinan untuk menyesuaikan
diri dengan ketentuan an kondisi lingkunagn dalam organisasi itu (Winardi,
1990:31).
BAB III
PEMBAHASAN
A. Profil Perpustakaan Politeknik Negeri Semarang
Visi:
“
Mewujudkan perpustakaan polines sebaga pusat layanan informasi berbasisi
teknologi informasi yang terkemuka, diakui, dan berdaya saing”.
Misi:
1.
Menjadi pusat informasi ilmiah bagi sivitas akademika polines
2.
Menjadi sarana pengembangan sumber informasi dalam pelaksanaan Tri
Dharma Perguruan Tinggi
3.
Mendukung kurikulum politeknik negeri semarang dalam menyedikan sumber
informasi terbaru yang berorientasi pada kebutuhan pemustaka.
Motto:
“RAMAH,
TANGGAP, CEPAT, DAN TEPAT”
B. Jam Buka Layanan
Waktu
layanan
Senin-kamis : 08.00-17.00 WIB
Jum’at : 08.00-17.00 WIB
Istirahat : 11.00-13.00 WIB
Sabtu
dan minggu : Libur
C. Keanggotaan
Seluruh
sivitas akademika Politeknik Negeri Semarang dapat menjadi anggota perpustakaan
POLINES, dengan syarat keanggotaan sebagai berikut:
a.
Sivitas akademika polines
-menyerahkan
pas foto berukuran 2x3 cm, berwara 1 lembar
-menunjukkan
kartu mahasiswa yang berlaku
-membayar
biaya administrasi sesuai ketentuan yang berlaku
b. alumni dan masyarakat umum
bagi alumni POLINES dapat memanfaatkan
koleksi dan fasilitas perpustakaan
POLINES sesuai ketentuan yang berlaku.
D. Struktur Organisasi Perpustakaan
 |
|||||
 |
|||||
 |
|||||
Dalam pembentukan struktur
organisasi perpustakaan Politeknik Negeri Semarang sudah memenuhi standar
pembentukan bagan organisasi perpustakaan Perguruan Tinggi. Pembentukan struktur
tersebut sudah disesuaikan dengan kebutuhan perpustakaan dan yang lebih utama
adalah adanya bidang pengembangan teknologi informasi dan kerjasama yang sangat
sesuai dengan visi misi dari universitas dan perpustakaan sendiri. Oleh karena
itu pembentukan organisasi di pepusakaan POLINES dikira sudah cocok dengan
keadaan.
E. Staf Perpustakaan
Staf PNS
Pendidikan :
S1 Ilmu Perpustakaan dan Informasi : 4
S1 Ilmu Perpustakaan dan Informasi : 5
D3 Ilmu Perpustakaan dan Informasi : 3
Jumlah
: 13
Staf Honorer
Pendidikan :
SLTA :
1
Jumlah : 1
Komposisi jabatan di
Perpustakaan Polines kondisi sekarang sesuai dengan jabatan fungsional adalah
sebagai berikut :
|
NO
|
NAMA JABATAN
|
NAMA PUSTAKAWAN
|
PENDIDIKAN
|
JMLH
|
|
|
Pustakawan
Ahli
|
|
|
|
|
1
|
Pustakawan madya
|
-Sri Sumarsih, S.Sos.,M.IP
-Drs. Widodo Mulyo Rusdihanto
|
Magister Ilmu Perpustakaan dan Informasi
|
2 orang
|
|
|
Perpustakaan muda
|
-Moh. Syam Suryanto, S.Sos
-Faisal ismail, S.S
- Hening Vidiningrum, S.S
- Nurul Qurniati, S.Sos
Tatik sayekti, S.S
-Suwarno, S.Sos
|
-Sarjana administrasi niaga
-sarjana ilmu perputakaan
- sarjana ilmu perpustakaan
-sarjana ilmu perpustakaan
-sarjana ilmu perpustakaan
-sarjana ilmu perpustakaan
|
6 orang
|
|
|
Pustakawan
Terampil
|
|
|
|
|
3.
|
Pustakawan pelaksana
|
-Arko Prambudi, Amd
|
- D3 Perpustakaan
|
1 orang
|
|
4.
|
Pustakawan pelaksana lanjutan
|
-Ratna
Handayani
|
- D2 perpustakaan
|
1 orang
|
|
5.
|
Pustakawan penyedia
|
Joko Mustofa, Amd
|
-D3
Perpustakaan
|
1 orang
|
|
|
|
|
|
|
Dalam bidang ketenagakerjaan Perpustakaan POLINES sudah
cukup memenuhi kebutuhan dan syarat perpsutakaan Perguruan Tinggi, karena sudah
ada pustakawan ahli dan pustakawan terampil. Suatu perpustkaan perguruan tinggi
minimal harus ada pustakawan ahli, karena memang merekalah yang tahu banyak dan
dipercaya dapat mengelola perpustakaan dengan baik. Untuk penempatan pegawai
perpustakaan POLINES sudah sesuai karena telah menempatkan posisi sesuai dengan
keahlian mereka. Dan hampir kesemuanya adalah berlatarbelakang pendidikan
perpustakaan.
Sedangkan untuk pengadaan pegawai, perpustakaan POLINES
biasanya menetapkan standar atau syarat-syarat yang sesuai dengan apayang
diharapkan dari perpustakaan. Dari pihak universitas menawarkan lowongan sesuai
dengan kriteria yang dibuat oleh perpustakaan. Dengan kriteria tersebut, pihak
perpustakaan bisa menyeleksi calon pegawai yang akan diterima. Usaha ini
termasuk kegiatan perencanaan pengadaan pegawai baru.
F. Perencanaan Penganggaran
Perpustakaan POLINES membuat perencanaan penganggaran
tahunan dan jangka panjang. Untuk yang tahunan, Dalam satu tahun perpustakaan
membuat kegiatan sebanyak 12 kegiatan. Artinya, setiap satu bulan pasti ada
kegiatan. Kegiatan yang direncanakan masuk dalam rencana kegiatan satu tahun
dan sudah mencakup semua bidang. Mulai dari pengadaan bahan pustaka, kerjasama,
humas, dsb. Sedangkan untuk yang jangka panjang, mereka mempunyai perencanaan
untuk penataan infrastruktur dalam bidang pengembangan teknologi informasi.
Tetapi dalam kegiatannya mereka tidak lepas dari hambatan. Hambatannya adalah
masalah anggaran yang diberikan dari pihak universitas yang sering telat.
Karena anggaran turun ketika proposal sudah diserahkan pada pihak universitas
dan diberikan setiap bulan. Jadi seringnya telat mengakibatkan kegiatan yang
direncanakan pada bulan-bulan sebelumnya kadang terhambat untuk direalisasi.
G. Partisipasi Anggota
Perpustakaan POLINES cukup ramai dikunjungi oleh
mahasiswa. Jika dihitung dari total jumlah mahasiswa yaitu 3000an mahasiswa
didapatkan bahwa pengunjung perpustakaan rata-rata 200 per hari. Kendala yang
dirasakan adalah kurang tersedianya ruang atau gedung. Untuk standar gedung
perpustakaan universitas ruangan sebesar itu memang belum bisa efektif. Sudah
ada usaha permintaan ke pihak rektorat untuk penambahan gedung, tetapi tidak
bisa terealisasikan.
H. Fasilitas Pegawai
Selain dituntut untuk bekerja, pegawai perpustakaan
diharuskan paham dan mahir dalam setiap bidang di perpustakaan. Apalagi seiring
dengan perkembangan Teknologi Informasi sekarang ini, pegawai perpustakaan atau
pustakawan harus bisa menguasai bidang tersebut. Untuk itu perpustakaan POLINES
menyediakan fasilitas kepada pegawainya berupa pelatihan-pelatihan terkait
dengan bidang perpustakaan. Selain itu mereka juga selalu dikirim sebagai
delegasi pada waktu ada pelatihan di luar.
I. Jenis-jenis Fasilitas Perpustakaan
Ada beberapa fasilitas yang disediakan oleh
perpustakaan POLINES, di antaranya:
a.
Layanan sirkulasi
Layanan sirkulasi merupakan layanan yang diberikan
pengguna untuk dapat meminjam bahan pustaka berupa buku teks, yang dipinjamkan
selama 1 minggu. Ketentuan jumlah koleksi buku teks yang dipinjam, dibedakan
sebagai berikut :
-
Mahasiswa sebanyak 2 ekslempar
-
Dosen dan karyawan sebanyak 3 ekslempar
Koleksi buku C1 (cadangan) dikembalikan pada hari itu
juga.
b.
Layanan penelusuran
Layanan penelusuran dilakukan dengan menelusur koleksi
menggunakan katalog manual dan katalog online/OPAC (Online Public Access Catalogue).
c.
Layanan pendidikan pemakai
Layanan pendidikan pemakai adaah layanan perpustakaan
yang diperuntukkan bagi mahasiswa baru maupun lama guna memperkenalkan
bagaimana cara memanfaatkan dan menggunakan fasilitas perpustakaan.
d.
Layanan referensi
Layanan referensi adalah layanan berupa penyediaan
bahan pustaka berupa, buku-buku terbitan pemerintah, kamus, handbook, manual,
jurnal, laporan penelitian, pengabdian masyarakat, dan tugas akhir. Koleksi ini
tidak diperbolehkan untuk dibawa pulang dan hanya bias dibaca di perpustakan.
e.
Layanan kartu anggota
Layanan kartu anggota dan kartu baca adalah layanan
pembuatan kartu anggota perpustakaan agar dapat meminjam koleksi yang dimiliki
perpustakaan. Layanan keanggotaan di UPT Perpustakaan POLINES memberikan
kesempatan bagi semua sivitas akademika dan masyarakat umum dari luar polines
dengan syarat yang berlaku. Bagi masyarakat umum hanya diberikan untuk membaca
dan memfoto kopi koleksi yang dimiliki oleh perpustakaan.
f.
Layanan internet
Layanan internet adalah layanan pemberian jasa untuk
dapat mengakses internet yang digunakan sebagai sarana browsing informasi
kebutuhan untuk menunjang pembelajaran.
Jam buka layanan akses internet:
Senin-jum’at :
08.00-17.00 WIB
Jum’at :
11.00-13.00 WIB
Layanan situs jejaring (facebook) dibuka mulai jam
15.00 WIB
g.
Layanan scanning dokumen dan printing
Layanan scanning dokumen adalah pemberian jasa bagi
sivitas akademika yang membutuhkan proses scan untuk memperoleh dokumen menjadi
bentuk lainnya. Printing adalah layanan bagi sivitas akademika yang mebutuhkan
suat dokumen yang sudah berbentuk file PDF ke dalam media bentuk cetak.
h.
Layanan kartu bebas pinjam pustaka
Layanan kartu bebas pinjam merupakan layanan yang
diberikan kepada pengguna sivitas akademika Politeknik Negeri Semarang yang
memerlukan surat bebas pinjam sebagai syarat untuk pengambilan daftar ulang dan
ijazah.
Syarat memperoleh kartu SBPP
-
Menyerahkan Kartu Anggota Perpustakaan
-
Persyaratan dan aturannya sesuai ketentuan yang berlaku
i.
Layanan multimedia
Layanan ini disediakan bagi pengguna yang memerlukan
koleksi CD, program CD, majalah, CD buku, CD soft copy, TA/LA, DVD, kaset,
disket. Koleksi ini dapat diakses melalui computer di bagian layanan teknologi
informasi.
j.
Layanan audiovisual
Layanan ini berupa tempat rekreasi yang disediakan
bagi sivitas akademika untuk memutar film maupun untuk berdiskusi maupun tempat
rapat.
Ketentuan penggunaan ruang audiovisual
-
Pemustaka mendaftar di bagian sirkulasi
-
Menulis buku daftar penggunaan ruang
-
Meninggalkan kartu anggota perpustakaan
-
Batas waktu penggunaan Selama 2 jam
J. Kepemimpinan dan Pengawasan
Kepemimpinan yang dilakukan oleh kepala perpustakaan
POLINES sudah cukup baik. Menurut salah satu pegawai yang sudah diwawancarai,
beliau sudah bisa mengkoordinasi pegawainya dengan baik. Beliau juga sudah
memenuhi persyaratan atau kriteria menjadi seorang kepala perpustakaan sesuai
dengan teori. Sebagai seorang kepala
perpustakaan butuh sekali adanya komunikasi yang baik antar pegawai. Untuk
kaitannya koordinasi atau pengawasan, beliau selalu melakukan rapat bersama
staf 3 bulan sekali untuk mengecek dan melihat perkembangan apa saja yang
dilakukan serta membahas permasalahan jika ada. Selain itu, tiap bagian telah
dibentuk koordinasi masing-masing dan sering melakukan rapat antar koordinator
saja, sehingga lebih mudah pengawasannya. Sedangkan koordinasi kepada pihak
rektor adalah sebulan sekali biasanya pada hari rabu.
BAB IV
KESIMPULAN
Suatu perpustakaan membutuhkan adanya suatu manjemen
yang baik. Dalam manajemen perpustakaan ada beberapa hal yang harus
diperhatikan, di antaranya perencanaan, pengorganisasian, penganggaran,
kepemimpinan, dan pengawasan. Dari masing-masing hal tersebut terdapat
bagian-bagian lagi yang perlu dilakksanakan. Tahap perencanaan merupakan titik
awal dalam pelaksanaan semua kegiatan. Dalam perencanaan harus diperhatikan secara
matang karena akan berpengaruh pada kondisi dan tujuan ke depan. Untuk pengorganisasian berhubungan pada
staffing dan penempatan pegawai yang benar-benar sesuai dengan kemampuan.untuk
penganggaran, berkaitan dengan anggaran dana yang dikeluarkan untuk
pengembangan perpustakaan. Dalam penganggaran harus diperhatikan dengan kebutuhannya.
Sedangkan kepemimpinan berkaitan dengan kerja pemimpin dalam mengkoordinasi
pegawainya. Bagaimana pemimpin bisa menjalankan komunikasi, memberi motivasi,
dan mengatur jalannya kepemimpinan dengan baik antar semua pegawai. Selain itu
pemimpin harus bisa mengawasi kinerja pegawai dan selalu memantau perkembangan
yang terjadi.
DAFTAR
PUSTAKA
Lasa
HS. 2005. Manajemen Perpustakaan.
Yogyakarta : Gama Media.
0 komentar:
Posting Komentar