Pengaturan dan Pengelolaan Arsip Teratur
A.
Pengertian
Arsip teratur adalah arsip yang telah ditata berdasarkan suatu
sistem kearsipan tertentu dan masih utuh penataannya. Pada dasarnya
pengelolaan arsip, baik yang teratur maupun yang tidak teratur adalah melakukan
rekonstruksi arsip. Untuk
menentukan arsip inaktif tersebut termasuk ke dalam arsip teratur atau arsip
tidak teratur yaitu dengan melakukan survei arsip.
·
Survei
arsip adalah kegiatan pengumpulan data dan informasi yang dilakukan dengan cara
pengamatan terhadap arsip dengan segala kelengkapannya. Kelengkapan yang
dimaksud adalah sistem, kelembagaan, sarana dan prasarana, fungsi dan
kegunaannya.
·
Dalam
survei arsip terdapat dua kegiatan, yaitu:
1. Survei terhadap kelembagaan yaitu survey mengenai sejarah
perkembangan organisasi atau unit kerja, perubahan organisasi, tugas serta
fungsi, dan unit kearsipannya.
2. Survey terhadap fisik arsip secara menyeluruh, yaitu survey arsip
dilakukan untuk mengetahui jumlah (volume arsip), kondisi arsip, umur arsip,
tempat penyimpanan arsip, dan jenis media arsip.
B.
Prinsip
Pengelolaan Arsip Teratur
1.
Prinsip asal usul (principle of provenance) yaitu penataan
arsip sesuai dengan asal-usul arsip. Artinya arsip-arsip tersebut harus tetap
merupakan satu kesatuan informasi yang utuh dan diatur tanpa melepaskan ikatan dari instansi yang
menciptakannya. Jadi arsip yang ditemukan di tempat lain harus dikembalikan
sesuai dengan asalnya/unit penciptaannya.
2.
Prinsip aturan asli (principle of original
order)
yaitu penataan arsip disesuaikan dengan penataan arsip awalnya. Artinya dalam
melakukan penataan kembali arsip. Jadi aturan arsip yang lama tetap dipertahankan
atau sebisa mungkin aturan tersebut dipergunakan sebagai dasar penyusunan
kembali. Contoh:pada masa aktif arsip diatur dengan tata naskah, maka
penataannya harus dikembalikan ke tata naskah.
C.
Prosedur Pengelolaan Arsip Inaktif Teratur
1.
Pemindahan arsip
Pemindahan yang dimaksud adalah pemindahan
arsip inaktif dari unit pengolah arsip (central file) yang berada di
unit pencipta arsip ke pusat arsip (records center).
Prosedur pemindahan arsip inaktif teratur
sebagai berikut:
a.
Unit pengolah arsip di tiap-tiap unti pencipta
arsip mengadakan penelitian untuk menentukan arsip yang sudah mencapai masa
inaktif sesuai dengan JRA.
b.
Arsiparis atau pengelola arsip di unit pengolah
arsip melakukan pemilahan serta mengadakan penataan untuk mengelompokkan arsip
yang akan dimusnahkan dan yang akan dipindahkan ke pusat arsip.
c.
Hasil pemilahan dituangkan dalam daftar arsip
yang dipindah dan juga daftar arsip yang dimusnahkan. Kemudian daftar diajukan
kepada pimpinan untuk mendapatkan persetujuan.
d.
Unit pengolah arsip sekurang-kurangnya setiap
tahun sekali melakukan pemindahan arsip inaktif ke pusat arsip (records center)
e.
Penyiapan ruang simpan
Arsiparis atau pengelola arsip menyiapkan ruang
dan alat penyimpanan arsip di pusat arsip (records center).
f.
Penerimaan arsip
Arsip harus diteliti kelengkapannya, kondisi,
dan kesesuainnya dengan daftar pertelaan arsip pindah yang dilengkapi dengan
berita acara pemindahan arsip.
2.
Penataan dan Penyimpanan
Kegiatan penataan dan penyimpanan arsip di
pusat arsip yang harus dilakukan yaitu:
a.
Pemeriksaan
Kegiatan
pemeriksaan ini dilakukan untuk memastikan apakah arsip tersebut benar-benar
arsip inaktif dengan menggunakan JRA. Selain itu pemeriksaan terhadap fisik
arsip juga harus dilakukan perlembar untuk mengecek kerusakan.
b.
Penataan arsip dan boks
Penataan arsip dalam boks harus memperhatikan
penataan arsip ketika masih aktif. Setiap boks arsip sebaiknya diisi oleh satu
jenis arsip untuk mempermudah dalam proses penyusutan nantinya. Penataan boks
dalam rak arsip sangat tergantung pada sistem penomoran boks yang digunakan,
sedangkan sistem penomoran boks arsip sangat tergantung pada ruang dan alat
simpannya.
Contoh: RA.01.01 artinya disimpan dalam ruang
arsip, rak nomor 01, dan boks arsip nomor 01 atau 02.02.05 artinya disimpan
dalam ruang kode 02, ditata pada rak 02, dan boks arsip nomor 05.
c.
Penyusunan daftar pertelaan arsip
DPA digunakan untuk pengendalian dalam proses
penyusutan arsip. Selain itu, daftar tersebut dapat berfungsi sebagai alat
bantu penemuan arsip (finding aids) di pusat arsip (records center),
karena daftar tersebut memuat informasi deskripsi/masalah/jenis arsip inaktif
dan kode simpan arsip dari suatu koleksi arsip unit pencipta arsip yang
tersusun secara teratur berkas arsipnya.
D.
Contoh pengelolaan arsip teratur
Pengelolaan arsip
teratur pada surat masuk-surat keluar:
Pada
pengelolaan arsip surat masuk-surat keluar ada dua proses, yaitu
1.
proses permulaan, meliputi pencatatan,
pendistribusian, dan pengolahan.
a.
Proses pencatatan dan pendistribusian
Proses pencatatan dan pendistribusian surat
adalah proses yang mengatur lalu lintas surat-masuk dan surat-keluar. Dalam
proses pengaturan lalu lintas surat terdapat alat-alat yang digunakan, seperti:
a.
Buku agenda, adalah alat pengawasan/ kontrol
surat dan digunakan sebagai alat temu kembali informasi (surat).di dalam buku
agenda terdapat table-tabel pancatatan surat masuk dan surat keluar yang pada
umumnya ditulis dengan sistem kronologis.
b.
Kartu kendali, adalah alat pengawas/control
surat juga. Dalam menggunakan kartu kendali, surat masuk dan keluar digolongkan
menjadi surat penting, surat biasa, dan surat rahasia. Surat penting
dikendalikan dengan kartu kendali, surat biasa dengan lembar pengantar surat
biasa, dan surat rahasia dengan lembar pengantar surat rahasia. Di dalam kartu
kendali berisikan data-data seperti indeks, isi ringkas, tanggal surat,
pengolah, nomor surat, kode, dll. Dengan kartu kendali, penemuan informasi
suatu surat akan lebih mudah disbanding dengan buku agenda.
c.
Takah (tata naskah), adalah kegiatan administrasi
di dalam memelihara dan menyusun data-data dari semua tulisan mengenai
segi-segi tertentu dari sesuatu persoalan pokok secara kronologis dalam sebuah
berkas. Takah bertujuan untuk memudahkan penyajian, pengolahan, pengawasan dan
pencarian kembali.
2.
Proses penyimpanan, meliputi pemeriksaan,
mengindeks, mengkode, menyortir, dan meletakkan.
a.
Pemeriksaan, adalah langkah persiapan menyimpan
surat dengan cara memriksa setiap lembar surat untuk memperoleh kepastian bahwa
surat-surat yang bersangkutan memang siap untuk disimpan.
b.
Mengindeks, pekerjaan yang menentukan pada nama
apa atau subyek apa surat akan disimpan. Penentuan kata kunci ini tergantung
pada system penyimpanan yang dipergunakan. Pada system abjad kata kuncinya
adalah nama pengirim baik lemabaga atau individu.
c.
Memberi tanda (mengkode), yaitu dengan memberi
tanda garis atau lingkaran dengan warna mencolok pada kata-tangkap yang sudah
ditentukan pada langkah pekerjaan. Tanda yang dicantumkan juga menunjukkan
nomor unit masing-masing kata kunci.
d.
Menyortir, mengelompokkan warkat-warkat untuk
persiapan ke langkah terakhir yaitu penyimpanan. Pengelompokkam yang dilakukan
adalah sesuai dengan system penyimpanan yang digunakan.
e.
Menyimpan, penempatan dokumen sesuai system
penyimpanan dan peralatan yang digunakan. System penyimpanan akan menjadi
efisien dan efektif bilamana didukung oleh peralatan dan perlengkapan yang
memadai dan sesuai.
Sumber:
Amsyah,
Zulkifli. 1995. Manajemen Kearsipan. Jakarta: PT Gramedia Utama Jakarta.
Effenddie,
machmoed, dkk. “Panduan Ringkas Tata Kelola ArsipInaktifDiLingkunganUniversitasGadjahMada”.http://arsip.ugm.ac.id/download/1904112050PANDUANRINGKAS-TTOLA%20ARSIPINAKTIF.pdf .
diakses 21 April 2014. Jam 21.27
TUGAS RANGKUMAN
“PENGATURAN DAN
PENGELOLAAN ARSIP TERATUR”
(rangkuman ini ditulis untuk
memenuhi tugas mata kuliah organisasi dan pemerian arsip)
Dosen Pengampu: Dra. Rika Wijayanti,
M.A
Disusun oleh:
ARINA FAILA SAUFA (13040111140165)
PROGRAM STUDI S1 ILMU PERPUSTAKAAN
PEMINATAN KEARSIPAN
FAKULTAS ILMU BUDAYA
UNIVERSITAS DIPONEGORO
SEMARANG
2014
0 komentar:
Posting Komentar