KLASIFIKASI KEAMANAN AKSES ARSIP

KLASIFIKASI KEAMANAN AKSES ARSIP DINAMIS

Dalam kegiatan pemanfaatan arsip, tidak semua jenis arsip dapat digunakan oleh semua orang. Arsip sendiri ada berbagai macam. Ada arsip yang sifatnya terbuka artinya arsip tersebuta dapat dipergunakan oleh umum dan ada juga arsip yang sifatnya sangat rahasia artinya arsip tersebut tidak boleh digunakan oleh sembarang orang atau terbatas. Oleh karena itu, butuh adanya suatu klasifikasi keamanan akses arsip. Dengan melakukan pengklasifikasian, maka arsip akan dikelompokkan sesuai dengan jenis kegunaan dan proses aksesnya.

Dalam pembahasan ini, akan lebih dikhususkan pada klasifikasi keamanan akses arsip dinamis. Tetapi sebelum itu, kita harus tahu apa yang dinamakan arsip dan dan arsip dinamis. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara. Sedangkam arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.

Pengertian klasifikasi keamanan arsip dinamis adalah pengkategorian/ penggolongan arsip dinamis berdasarkan pada tingkat keseriusan dampak yang ditimbulkan terhadap kepentingan dan keamanan negara, publik dan perorangan. Kegiatan klasifikasi keamanan arsip dinamis berhubungan dengan kegiatan Pengamanan Arsip Dinamis yang merupakan program perlindungan terhadap fisik dan informasi arsip dinamis berdasarkan klasifikasi keamanan yang ditetapkan sebelumnya. Oleh karena itu pengklasifikasian tersebut akan sangat membantu dalam kegiatan pengamanan arsip dan menentukan siapa saja yang boleh melakukan akses terhadap arsip tersebut.

Kegiatan pengklasifikasian keamanan akses arsip dinamis tentu akan menjaga kelestarian arsip dinamis itu sendiri dari segala macam kerusakan, kejahatan, dan kesalahan dalam melakukan akses arsip. Karena ada beberapa macam jenis arsip berdasarkan tingkat kebolehan untuk diakses. Selain itu pengklasifikasian keamanan akses arsip dinamis juga mempunyai tingkat klasifikasinya yaitu pengelompokkan arsip dalam tingkatan tertentu berdasarkan dampak yang ditimbulkan apabila informasi yang terdapat didalamnya diketahui oleh pihak yang tidak berhak.
Tingkat klasifikasi akses arsip, yaitu:

a.        Rahasia adalah klasifikasi informasi dari arsip yang apabila diketahui oleh pihak yang tidak berhak dapat mengakibatkan terganggunya fungsi penyelenggaraan negara, sumber daya nasional dan/atau ketertiban umum.

b.      Sangat Rahasia adalah klasifikasi informasi dari arsip yang memiliki informasi yang apabila diketahui oleh pihak yang tidak berhak dapat membahayakan kedaulatan negara, keutuhan wilayah Negara Kesatuan Republik Indonesia dan/atau keselamatan bangsa.

c.       Terbatas adalah klasifikasi informasi dari arsip yang memiliki informasi yang apabila diketahui oleh pihak yang tidak berhak dapat mengakibatkan terganggunya pelaksanaan tugas dan fungsi lembaga pemerintahan.

d.      Sangat Rahasia adalah klasifikasi informasi dari arsip yang memiliki informasi yang apabila diketahui oleh pihak yang tidak berhak dapat membahayakan kedaulatan negara, keutuhan wilayah Negara Kesatuan Republik Indonesia dan/atau keselamatan bangsa.

Kegiatan klasifikasi kemanan akses arsip juga diatur dalam Peraturan menteri hukum dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia Nomor 4 tahun 2013 yaitu tentang sistem klasifikasi keamanan arsip dinamis dan hak akses arsip dinamis di lungkungan. Klasifikasi Keamanan Arsip Dinamis dan Hak Akses Arsip Dinamis di lingkungan Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia terdiri atas:

a.        kode klasifikasi;                                             h. dasar pertimbangan; dan

b.       jenis Arsip;                                                     i. unit pengolah.

c.        klasifikasi keamanan;

d.       kategori Arsip;

e.        tingkat akses publik;

f.        kategori akses vital;

g.       hak akses;